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¿Cómo se establece una oficina desde cero, digamos, que recientemente tiene un espacio de oficina? El proceso de crear un lugar de trabajo es tan abrumador como decorar una casa nueva. Tiendes a entusiasmarte con la idea de comprar nuevos muebles, llenar el lugar con nuevos equipos, y reflexionar sobre cómo vas a configurar el interior. Sin embargo, si no planifica cuidadosamente cómo va a organizar su espacio de oficina, puede terminar gastando demasiado dinero en cosas que no necesita, o peor aún, crear un desorden que puede perjudicar la eficiencia general de sus operaciones.
Si no está seguro de cómo instalar una oficina desde cero, siga leyendo. En este artículo, le proporcionaremos una lista de control exhaustiva de los elementos esenciales de la oficina, para que pueda crear un lugar de trabajo que refuerce sus operaciones, fomente la colaboración y mejore la productividad. Compre sus artículos de oficina en www.selfpaper.com
Visualice cómo quiere que sea su oficina
Antes de empezar a comprar artículos y llenar tu oficina con muebles y equipos, intenta visualizar cómo quieres que sea tu espacio de trabajo. Toma medidas de tu espacio para tener una buena idea de cuánto espacio tienes libre. Después de lo cual, puedes empezar a estimar cuán pequeño o grande será el equipo que necesitarás. Haciendo esto, será más fácil para ti diseñar la distribución de tu oficina.
Mientras visualizas tu plano, debes decidir qué tipo de ambiente de trabajo quieres para tus empleados. Las diferentes configuraciones de oficina tienen varios efectos que pueden ser ideales para ciertas industrias mientras que perjudican a otras. Si buscas una que promueva la productividad y el crecimiento individual, el uso de cubículos puede ser bueno para tus operaciones. Para aquellos que quieren fomentar la creatividad y mejorar el trabajo en equipo, una disposición de oficina abierta podría funcionar mejor. También puedes usar medias particiones para lograr un buen equilibrio entre una distribución de oficina abierta y un cubículo. Al final del día, todo se reduce a encontrar el plano de la oficina con el que usted y su personal se sientan cómodos.
Establezca sus canales de comunicación
Incluso cuando se establece la oficina, se puede y se debe establecer inmediatamente la comunicación con los clientes, el personal y los socios clave. Cada hora de trabajo cuenta y no puedes permitirte tener empleados sentados esperando los toques finales en el interior de la oficina. Aquí es donde entrarán los canales de comunicación, particularmente el sistema telefónico de la empresa. Usando la nube PBX de hoy en día, la aplicación de mensajería instantánea, herramientas de teleconferencia y programas de VoIP, se llega a establecer ese enlace de comunicación clave en el momento de la puesta en marcha. Además, estos pueden simplificar la comunicación dentro de su oficina también.
Asegúrese de tener el software adecuado
Después de determinar el hardware de oficina que necesita, es hora de empezar a elegir los sistemas de software que utilizará para sus operaciones. Estas aplicaciones son clave para ayudarle a aumentar la productividad y la eficiencia general en su lugar de trabajo. Con ellas a su disposición, podrá acelerar la mayoría de sus procesos operativos y agilizar su flujo de trabajo. En la mayoría de los casos, también están diseñadas para ayudarle a reducir la cantidad de trabajo manual que tiene que hacer a diario. Sólo asegúrese de elegir sistemas de software que sean lo suficientemente flexibles como para adaptarse a su flujo de trabajo único y apoyar los requisitos de sus operaciones.
Para ayudarle a empezar, nos hemos concentrado en algunos de los tipos de SaaS más esenciales para su nueva oficina. Sin embargo, antes de invertir en uno, asegúrese de que sus posibles sistemas de software sean compatibles con el equipo que está utilizando actualmente. Esto es para que no termine gastando más dinero para reemplazar cierto hardware. Para ciertas industrias, también es importante tener en cuenta que puede haber soluciones de software especializadas que usted necesitará.
