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Detrás del éxito de cualquier negocio están sus empleados. Si una empresa produce productos a tiempo, por ejemplo, es porque sus empleados tienen la motivación para cumplir con los plazos. Si una empresa no cumple con su cuota de suministro, los empleados pueden ser los culpables.  Conoce sap business one, una solución integrada que te proporciona una panorama completo de tu empresa!

El punto es que, para las empresas, mejorar la productividad de los empleados es una necesidad. Según datos, las empresas que duplican la tasa de compromiso de los empleados obtienen un 137% más de ingresos por acción que su competencia. Se informa que los equipos con altas tasas de compromiso de los empleados son 22% más productivos.

Pero no sólo las empresas se benefician del aumento de la productividad. Si los empleados son productivos, pueden hacer más trabajo en menos tiempo. Entonces, ¿cómo puede mejorar la productividad en su lugar de trabajo? En este artículo, discutiremos siete estrategias accionables.

En esta parte del artículo, veamos algunas formas prácticas en las que usted, como propietario o gerente de un negocio, puede mejorar la productividad de los empleados en el lugar de trabajo.

Dé a sus empleados las herramientas adecuadas

Esto es algo obvio. Si sus empleados no están equipados con las herramientas de productividad adecuadas, no funcionarán tan eficiente o eficazmente. Echa un vistazo a este ejemplo. Digamos que la tarea de tu empleado es producir informes de ventas diarios.

Si no les das una computadora y una impresora, no esperes que esos cinco informes de lunes a viernes estén en tu escritorio al final de la semana. Después de todo, hacer un informe escrito a mano puede tomar horas o incluso días para terminar. Imagina cuánto tiempo debería llevarle a alguien producir cinco informes.

Obviamente, este es un ejemplo extremo, pero habla de un punto más amplio. Las herramientas que debe equipar a sus empleados pueden clasificarse en tres categorías principales: Herramientas de colaboración. Dispositivos de comunicación. Y herramientas de seguimiento del tiempo.

Herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración son plataformas que sus empleados pueden utilizar para una mejor cooperación en tiempo real. ¿Pero por qué la necesidad de colaboración? Porque trae los siguientes beneficios:

• Ayuda a la gente a ver el panorama general.
• Acelera las soluciones.
• Aumenta la eficiencia.

Las aplicaciones de gestión de proyectos son ejemplos de herramientas de colaboración. Con Trello, por ejemplo, puedes ver qué tareas han sido completadas por cada uno de los miembros de tu equipo. Este «panorama general» te ayuda a determinar dónde está el atraso para que puedas resolverlo y mejorar el flujo de trabajo.

Google Drive es otro ejemplo de una herramienta de colaboración. Al igual que otras herramientas de almacenamiento de archivos, permite a los miembros de un equipo dejar y acceder a documentos esenciales en un solo lugar.

Herramientas de comunicación

La comunicación es crucial en cualquier negocio. Si no te comunicas con los clientes potenciales de forma adecuada, podrías perderte un negocio excepcional. Si no comunicas tus objetivos empresariales a tus empleados adecuadamente, los resultados pueden ser desastrosos. Pero la comunicación no sólo se refiere al mensaje en sí mismo o al tono en que se entrega.

También se refiere al método de entrega. Por ejemplo, tanto en la comunicación interna como en la externa, hay que decidir cuál es el mejor canal para la comunicación con los clientes. Este podría ser el correo electrónico, social, u otra opción. Para la comunicación interna, aplicaciones como Slack y WhatsApp son muy útiles.

Herramientas para el seguimiento del tiempo

Es un hecho que deberías utilizar aplicaciones de seguimiento del tiempo. Después de todo, necesitas controlar las horas que tus empleados trabajan realmente. Pero no sólo tú deberías tener acceso a ellas. Si tus empleados pueden registrar el tiempo que dedican a una tarea, pueden programar su trabajo para ser más eficientes. También pueden ver qué tareas les están llevando demasiado tiempo.

Deshazte de los asesinos de la motivación

La motivación y la productividad son conceptos gemelos en el desarrollo organizativo. Según estudios, los dos conceptos se entrelazan de tres maneras:

• La motivación funciona como un medio para alcanzar la productividad.
• La motivación es la mejor causa para alcanzar la productividad como un efecto favorable.
• La motivación es el estímulo que desencadena la productividad como respuesta.

Como tal, si quieres que tus empleados sean productivos, necesitas eliminar todo lo que pueda desmotivarlos. Estos asesinos de la motivación pueden presentarse de muchas formas:

Los empleados tóxicos pueden propagar la negatividad en el lugar de trabajo y ser verdaderos asesinos de la motivación. La mejor manera de lidiar con ellos es minimizar su papel en la empresa. También puedes poner en marcha políticas y una supervisión máxima.

A veces, es el sistema el que es un verdadero asesino de la motivación. Por eso es crucial poner en marcha claras oportunidades de desarrollo para tus empleados. Recuerde, la mayoría de la gente no quiere estar atrapada haciendo lo mismo durante años. Por eso es tan importante tener una estrategia de desarrollo empresarial efectiva. Además, asegúrese de dar incentivos a los empleados productivos.

El mal liderazgo puede ser tratado a través de una comunicación adecuada. Una vez identificados los gerentes que desmotivan a sus subordinados, hable con ellos sobre sus métodos de liderazgo. Si ellos no cambian, entonces depende de ti ser parte de la solución del lugar de trabajo.

Si el problema es la comunicación inadecuada por parte de la dirección, llama a tus empleados a una reunión y habla con ellos. Explícales cuáles son los objetivos de la empresa. Al mismo tiempo, sin embargo, escucha sus preocupaciones, si las hay, para poder abordarlas.

No microgestiones

Claro, la tentación de microgestionar los empleados siempre será grande. Eres tú, después de todo, quien tiene esa clara visión de lo que quieres, y de cómo quieres llegar allí. Sin embargo, aquí está el truco. La microgestión afecta negativamente a la productividad.

Considere este ejemplo. Tu empleado necesita enviar 100 invitaciones a prospectos de negocios en tres días. Ponen las invitaciones aprobadas en sobres azules, como usted lo ordenó. Entre trabajos, los llamas para preguntar si la ortografía de los nombres de los invitados es correcta. Luego tienen que revisar individualmente cada mensaje. Lleva tiempo.

Esto puede ser demasiado extremo, pero el punto es que si microgestionas, ralentizas el trabajo de tu empleado y terminas perdiendo el tiempo que ambos podrían haber dedicado a otras cosas hechas. Pero la microgestión no sólo afecta a la productividad.

La microgestión en realidad también lleva a una baja de la moral, ya que el empleado comienza a sentir una pérdida de autonomía. También resulta en malas relaciones porque el empleado sólo termina trabajando con el microgerente. Peor aún, la microgestión llevará a una alta rotación de empleados.

Llévese a cabo reuniones innecesarias

La mayoría de los empleados pasan al menos ocho horas en la oficina. Esto significa que si se gastan cuatro horas en asistir a las reuniones, el empleado sólo tiene cuatro horas para hacer el trabajo restante. Esto está bien si la reunión dio resultados significativos, digamos, los asistentes llegaron a una clara estrategia de contenido para la empresa. O se les ocurrió una estrategia de promoción para aumentar las ventas.

¿Pero qué pasa si la reunión se suspende con los asistentes sabiendo sólo lo que cada uno hizo durante el fin de semana? Entonces todos los que asistieron habrán perdido cuatro horas sin hacer absolutamente nada. Esto es un desperdicio no sólo de tiempo de trabajo, sino también de recursos de la empresa.

En resumen, hay que preguntarse si la reunión es absolutamente esencial, o si una explosión de correo electrónico habría sido igual de efectiva. Para evitar reuniones que no den resultados, asegúrese de tener una agenda.

Por ejemplo, después de una reunión de tres horas, cada asistente ya debe saber su papel durante esa cena de negocios crítica de la próxima semana. El grupo también debería tener una lista de personas a las que invitar, y los detalles del programa. Pero no sólo tener la agenda. Y lo que es más importante, apéguense a ella.

Eliminar las distracciones

Muchas veces, los empleados no pueden hacer el trabajo debido a las distracciones. Un estudio de encontró que el mayor asesino de la productividad en el lugar de trabajo, basado en las observaciones de los gerentes, eran los teléfonos celulares, con un enorme 52%.

Esto fue seguido por Internet, con un 44%, los chismes con un 37%, y los medios sociales con un 36%. La cosa es que todas estas distracciones pueden ser controladas. Los teléfonos celulares, por ejemplo, pueden ser puestos en silencio, así que cuando estés trabajando, no escucharás si alguien te contactó. Internet sólo será una pérdida de tiempo si decides usarlo para algo que no esté relacionado con el trabajo, como los medios sociales.

En cuanto a los chismes, eso se puede evitar, bueno, simplemente no hablando, al menos durante las horas de trabajo. Este es más complicado, sin embargo. Obviamente, si traes reglas draconianas de no hablar, esto dañará la motivación.

El resultado final es este. Si eliminas esas distracciones, podrás hacer más en un corto período de tiempo. Esto significa que no tendrás que apresurarte a terminar ese informe sólo para cumplir con el plazo. En resumen, eso es menos estrés para ti.