Contabilidad de deudores y balance externo

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Por John A. Tracy

En su balance general externo, una empresa presenta un solo importe de resumen para todas sus cuentas por cobrar. Sin embargo, esta cantidad total no es suficiente información para el gerente comercial.

Una empresa que realiza ventas a crédito tiene el activo de cuentas por cobrar, a menos que haya cobrado todas las cuentas por cobrar de sus clientes al final del período, lo que no es muy probable. Para ser más exactos, el negocio tiene cientos o miles de cuentas por cobrar individuales de sus clientes de crédito.

He aquí algunas preguntas clave que un gerente debe hacer sobre las cuentas por cobrar:

  • Del monto total de las cuentas por cobrar, ¿cuánto está al día (dentro de los términos normales de crédito ofrecidos a los clientes), ligeramente vencido y seriamente vencido? Un crédito vencido causa un retraso en el flujo de caja y aumenta el riesgo de que se convierta en una deuda incobrable (un crédito que termina siendo parcial o totalmente incobrable).
  • ¿Se ha registrado un importe adecuado para las deudas incobrables? ¿El método de la compañía para determinar el gasto por deudas incobrables es consistente año tras año? ¿Se ha modificado la estimación de las deudas incobrables de este período para aumentar o disminuir los beneficios del mismo? ¿Ha planteado el IRS alguna pregunta sobre el método de la compañía para cancelar las deudas incobrables?
  • ¿Quién le debe más dinero al negocio? (El gerente debe recibir un horario de clientes que muestre esta información.) ¿Qué clientes son los que pagan más lentamente? Los precios de venta a estos clientes tienen en cuenta que normalmente no pagan a tiempo… También es útil saber qué clientes pagan rápidamente para aprovechar los descuentos por pronto pago. En resumen, los perfiles de pago de los clientes de crédito son información importante para los gestores.
  • ¿Existen cuentas por cobrar «perdidas» enterradas en el total de cuentas por cobrar? Una empresa puede prestar dinero a sus gerentes y empleados o a otras empresas. Puede haber buenas razones comerciales para tales préstamos. En cualquier caso, estos créditos no deben incluirse en las cuentas por cobrar, que deben reservarse para los créditos por ventas a crédito a clientes. Las demás cuentas por cobrar deben enumerarse en una lista aparte.

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