La contabilidad puede ser más sencilla si sigue una serie de pasos lógicos. Aquí hay tres conceptos fundamentales que pueden ayudar a mantener las cosas en orden cuando se manejan los libros para un negocio.
Preparar documentos originales para todas las transacciones, operaciones y otros eventos; los documentos originales son el punto de partida en el proceso de contabilidad. Al pedir dinero prestado al banco, un negocio firma un pagaré pagadero, una copia del cual se queda el negocio. Cuando un cliente utiliza una tarjeta de crédito para comprar el producto del negocio, el negocio recibe el recibo de la tarjeta de crédito como prueba de la transacción. Cuando se preparan los cheques de nómina, la empresa depende de las listas de salarios y de las tarjetas de tiempo. Todos estos formularios comerciales clave sirven como fuentes de información en el sistema de contabilidad – en otras palabras, información que el contador utiliza para registrar los efectos financieros de las actividades de la empresa.
Las transacciones tienen efectos financieros que deben registrarse: el negocio está mejor, peor o al menos «diferente» como resultado de sus transacciones. Ejemplos de transacciones comerciales típicas incluyen pagar a los empleados, hacer ventas a los clientes, pedir dinero prestado al banco y comprar productos para vender a los clientes. El proceso de contabilidad comienza con la determinación de la información relevante sobre cada transacción. El jefe contable del negocio establece las reglas y métodos para medir los efectos financieros de las transacciones. Por supuesto, el tenedor de libros debe cumplir con estas reglas y métodos.
Con el uso del documento o documentos originales para cada transacción, el contable realiza el primer asiento, u original, en un diario y luego en las cuentas de la empresa. Para registrar las transacciones sólo se debe utilizar el plan de cuentas oficial y establecido. Un diario es un registro cronológico de las transacciones en el orden en que ocurren, como un diario personal muy detallado. En contraste, una cuenta es un registro separado, o una página por así decirlo, para cada activo, cada pasivo, y así sucesivamente. Una transacción afecta a dos o más cuentas. El asiento registra toda la transacción en un solo lugar; luego, cada pieza se registra en las dos o más cuentas que se ven afectadas por la transacción. La prevalencia de errores en la entrada de datos fue una razón importante por la que la mayoría de los minoristas empezaron a utilizar cajas registradoras que leen la información de los códigos de barras de los productos, lo que permite capturar con mayor precisión la información necesaria y acelerar la entrada de datos.
Realizar los procedimientos de fin de período – los pasos críticos para obtener los registros contables actualizados y listos para la preparación de los informes de contabilidad de gestión, las declaraciones de impuestos y los estados financieros. Un año es el período de tiempo más largo que un negocio esperaría para preparar sus estados financieros. La mayoría de los negocios necesitan informes de contabilidad y estados financieros al final de cada trimestre, y muchos necesitan estados financieros mensuales.
Después de que todos los procedimientos de fin de período han sido completados, el contador compila un listado completo de todas las cuentas, el cual se llama el balance de prueba ajustado. Las empresas de tamaño modesto mantienen cientos de cuentas para sus diversos activos, pasivos, capital de los propietarios, ingresos y gastos. Las empresas más grandes tienen miles de cuentas, y las empresas muy grandes pueden tener más de 10.000 cuentas. Por el contrario, los estados financieros externos, las declaraciones de impuestos y los informes de contabilidad interna para los gerentes contienen un número relativamente pequeño de cuentas. Por ejemplo, un balance general externo típico reporta sólo 25 a 30 cuentas (tal vez incluso menos), y una declaración de impuestos sobre la renta típica contiene un número relativamente pequeño de cuentas El contador toma el balance de prueba ajustado y agrupa cuentas similares en una cantidad resumida que se reporta en un informe financiero o una declaración de impuestos. Por ejemplo, una empresa puede mantener cientos de cuentas de inventario separadas, cada una de las cuales está listada en el balance de prueba ajustado. El contable agrupa todas estas cuentas en una cuenta de inventario resumida que se presenta en el balance externo de la empresa. Al agrupar las cuentas, el contador debe cumplir con las normas establecidas de información financiera y los requisitos del impuesto sobre la renta.
Cierre los libros – lleve la contabilidad para el año fiscal que acaba de terminar y prepárese para comenzar el proceso de contabilidad para el próximo año fiscal.libros es el término común para el conjunto completo de cuentas de un negocio. Las transacciones de un negocio son un flujo constante de actividades que no terminan ordenadamente el último día del año, lo que puede hacer que la preparación de estados financieros y declaraciones de impuestos sea un reto. El negocio tiene que trazar una línea clara de demarcación entre las actividades para el año (el período contable de 12 meses) que terminó y el año por venir, cerrando los libros durante un año y comenzando con los libros nuevos para el año siguiente.
