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La tecnología no deja de avanzar, y las soluciones que explora y plantea no hacen más que velar por ofrecernos facilidades a todos los niveles. Podríamos hablar precisamente de cómo la tecnología, a través de la informática, ayuda a los negocios no solo a mejorar, sino también simplemente a funcionar. Programas de facturación, procesadores de texto, editores de vídeo, plataformas online… Todo suma en este maremágnum de soluciones informáticas sin las que muchas personas a día de hoy casi no sabrían funcionar.
Dentro de todo ese cúmulo hay una herramienta en concreto que ha conseguido una relevancia supina, aunque muchas personas no terminen de verlo. ¿Cuál? El software de hojas de cálculo, ese que todo el mundo conoce como Microsoft Excel. Su importancia es tal, que rara es la empresa que no acude a internet en busca de plantillas de Excel para su negocio, que no se pone a modificar esas plantillas Excel gratis que encuentra para amoldarlas al funcionamiento de su empresa y sacarles partido.
¿Por qué precisamente Excel y no otra plataforma o herramienta?
Lo primero que hay que dejar claro es que Excel es un software tan potente como versátil. Esta herramienta, centrada en la elaboración, edición y explotación de hojas de cálculo permite realizar cientos de cuentas matemáticas en un instante, permite conectar datos, gestionar información… Puede hacer tantas cosas que listarlas nos llevaría incontables horas.
A esa versatilidad se le suma tan bien el profundo conocimiento que tienen de ella los que llevan años trabajando con estas hojas. La prueba de ello, y volvemos a una cuestión ya abordada, es la presencia de plantillas excel gratuitas en internet. Cualquier uso que se pueda necesitar, desde hojas automatizadas para crear facturas, hasta cálculos de precios o incluso hojas para preparar la lista de la compra. Cualquiera de estas cosas ya ha sido pensada anteriormente y se puede hacer sin tener que crear una hoja propia con tan solo descargar las plantillas de Excel gratis que hay en la red.
Hay una norma no escrita en internet que dice que, si tienes un problema o una duda, seguramente alguien lo haya tenido antes y otra persona lo haya resuelto. Esa bondad de la red de redes es precisamente lo que permite que cualquier usuario que necesite hojas de cálculo para algo concreto se tope con decenas de plantillas gratuitas en internet. Y esto, a su vez, refuerza su utilidad.
Pero vamos a ahondar un poco más en su potencial y, sobre todo, ver cuáles son las principales ventajas que el uso de Excel puede aportar tanto a la vida personal como a la profesional. Como decíamos, abarca ambos campos por igual ofreciendo siempre soluciones sorprendentemente útiles.
Las ventajas de usar hojas de cálculo como las de Excel
Lo primero y más importante es que tienes total acceso a más de 300 fórmulas y funciones diferentes. No habrá cálculo matemático que se te resista y, como sabes, eso se puede trasladar a muchos aspectos de la vida diaria. Además de eso, Excel es capaz de almacenar toneladas de datos en una sola hoja de cálculos, por lo que puedes estar actualizando la misma durante años con más y más información sin que haya problemas. Esto puede ser muy útil, por ejemplo, si quieres llevar un control del gasto en casa, o si quieres comparar los ahorros que vas generando, lo que van costando las compras, etcétera.
Total facilidad para elaborar gráficos de barras, circulares o de línea para tener una visualización más clara de la información que necesitas, herramientas con las que elaborar informes de lo más detallados y de la forma más sencilla posible y, sobre todo, facilidades para optimizar tu tiempo y llevar a cabo tareas diarias de forma mucho más sencilla y rápida. Con Excel, y ya centrándonos más en lo laboral, puedes automatizar muchísimos procesos que antes podrían llevarte un buen tiempo. Y eso te permite dedicar más a otras tareas más complejas.
A eso hay que sumar la posibilidad de trabajar con hojas en grupo subiéndolas a la nube, cosa que puede resultar ideal tanto para coordinar a todo un departamento en una empresa como para que una familia pueda ir apuntando todos los gastos desde cualquier parte mes a mes. En resumidas cuentas, es una solución con una alta conectividad, con mucha flexibilidad y a la que se le pueden encontrar decenas de usos distintos a cada día que pasa. Se puede amoldar prácticamente a cualquier necesidad.
Lo mejor de todo es que Excel es una herramienta que no deja de evolucionar y que, cada poco tiempo, va sumando más y más posibilidades para que los usuarios puedan seguir aprovechando nuevas bondades y tener todavía más facilidades en su día a día. Pero así es la tecnología, siempre intentando cambiar a mejor.
