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Los contadores llevan los libros de las empresas, organizaciones sin fines de lucro y entidades gubernamentales siguiendo métodos sistemáticos de registro de todas las actividades financieras. Si usted invierte su dinero ganado con esfuerzo en un negocio privado o en una empresa de bienes raíces, ahorra dinero en una cooperativa de crédito o es miembro de una asociación u organización sin fines de lucro, es probable que reciba informes financieros regulares. Usted debe leer estos informes financieros cuidadosamente, pero si no lo hace – o si lo hace pero no entiende lo que está leyendo – esta Lista de trucos puede ayudarle a entender el lenguaje y la necesidad de la contabilidad.

Preguntas y Respuestas sobre los Estados Financieros

En un informe financiero, la información contable se presenta en forma de estados financieros empaquetados con otra información, como notas explicativas al pie de página y una carta de la alta gerencia. Los estados financieros se preparan al final de cada período contable, que puede ser de un mes, un trimestre (tres meses naturales) o un año. Siga leyendo para obtener información sobre lo que se encuentra en estos documentos.

P: ¿A quién van dirigidos los estados financieros?

R: Lo creas o no, los estados financieros son para no contadores, en particular, para los prestamistas e inversores de la empresa, así como para sus gerentes. Estos usuarios necesitan saber cómo leer los estados financieros, lo que puede ser un reto.

P: ¿Qué información se presenta en los estados financieros?

R: Oh, no mucho… la ganancia o pérdida del negocio, si su condición financiera es sólida o precaria, y si su flujo de caja es fuerte o débil. Sólo estos pequeños detalles financieros sobre el negocio.

P: ¿Dónde puedo encontrar el resultado final de las ganancias o pérdidas de un negocio?

R: En la última línea de su estado de resultados, que resume los ingresos por ventas, ingresos, gastos y pérdidas del negocio para el período. Las empresas públicas también informan las ganancias por acción en sus estados de resultados. Las compañías privadas no tienen que hacerlo.

P: ¿Dónde puedo encontrar el resumen de los activos y pasivos de una empresa?

R: En su balance general, que también informa las fuentes del patrimonio de sus propietarios. Las actividades de ventas y gastos de un negocio impulsan sus activos y pasivos (no todos, pero la mayoría). Los valores de los activos reportados en un balance general reflejan transacciones pasadas y pueden diferir de sus valores actuales de reposición o de mercado.

P: ¿Dónde encuentro las buenas o malas noticias sobre el flujo de caja de un negocio?

R: Lea el estado de flujos de efectivo del negocio. El flujo de caja generado por la obtención de beneficios se revela en la primera sección de este estado financiero. Un negocio puede reportar una ganancia decente pero aún así tener problemas de flujo de caja.

P: ¿Son los estados financieros estándar adecuados para administrar un negocio?

R: No, ni mucho menos. Los estados financieros son un buen punto de partida, pero los gerentes necesitan información más detallada, que es confidencial y no circula fuera de la empresa, para realizar su trabajo. Los contadores que no entiendan esto deben ser despedidos en el acto.

Consejos de contabilidad para gerentes de empresas

Los gerentes de negocios deben sacar el máximo provecho de su información contable – para saber cómo va el negocio y cómo hacerlo mejor, y si está o no al borde de graves problemas financieros y de flujo de caja. No pilotearías un avión sin saber leer el mapa de vuelo. Un gerente de negocios debe saber cómo leer el mapa financiero del negocio proporcionado por la información contable. Aquí hay algunos consejos útiles para tener en cuenta.

• Tome a su cargo la elección de los métodos contables para su negocio y el diseño de sus informes contables. Con demasiada frecuencia, los gerentes de negocios adoptan la política de que la contabilidad es mejor dejarla en manos de los contadores. Desafortunadamente, esto puede resultar en que usted no entienda completamente su propia información financiera.
• Asegúrese de tener un informe de pérdidas y ganancias (ganancias y pérdidas) diseñado de forma inteligente que sirva como herramienta práctica para la gestión de las ganancias. Un buen informe de pérdidas y ganancias destaca las variables clave que impulsan el rendimiento de cada uno de los principales centros de beneficios de su empresa. Debe servir como una guía bien usada que le dirija a los destinos correctos. Es posible que necesite formatos diferentes para centros de beneficio diferentes en su empresa.

Un informe de pérdidas y ganancias generalmente debe centrarse en el margen, el volumen de ventas, los gastos variables y los gastos fijos. El margen por unidad es igual al precio de venta menos el costo del producto y menos los gastos variables de realización de la venta. Su negocio debe vender suficiente volumen para ganar un margen total igual a los gastos fijos antes de entrar en la zona de ganancias. Después de que las ventas alcanzan el punto de equilibrio, el margen de las ventas adicionales se destina íntegramente al beneficio (antes del impuesto sobre la renta).

• Recuerde que los cambios relativamente pequeños en los factores de ganancia pueden producir resultados dramáticos. Un pequeño deslizamiento en el margen por unidad puede tener un impacto devastador porque el margen unitario se multiplica por el volumen total de ventas. Por otro lado, incluso un ligero aumento en el precio de venta o un poco más de volumen de ventas produce muchos más beneficios.
• Asegúrese de entender claramente cada cifra de costo que utilice. Los costes del producto dependen del método contable que se utilice, como la elección entre los métodos de última entrada, primera salida (LIFO) y primera entrada, primera salida (FIFO), o dependen de métodos de imputación bastante arbitrarios. Sepa cómo se calculan sus costos! Presione a su contador para que le explique si no tiene claridad sobre los costos.
• Establecer y aplicar controles internos estrictos. Las empresas manejan una gran cantidad de datos y dinero, lo que presenta innumerables oportunidades de errores, robo de clientes, malversación de fondos y fraude. Asegúrese de que los controles internos a prueba de balas estén en su lugar y funcionen bien. Cuando sus controles internos son débiles, puede estar seguro de que parte de sus ganancias obtenidas con tanto esfuerzo se irán a pique.
• Establecer y aplicar controles internos estrictos. Las empresas manejan una gran cantidad de datos y dinero, lo que presenta innumerables oportunidades de errores, robo de clientes, malversación de fondos y fraude. Asegúrese de que los controles internos a prueba de balas estén en su lugar y funcionen bien. Cuando sus controles internos son débiles, puede estar seguro de que parte de sus ganancias obtenidas con tanto esfuerzo se irán a pique.

10 Términos contables clave

Conocer los términos contables correctos y lo que significan puede hacer una gran diferencia a la hora de descifrar estados e informes financieros y determinar las ganancias y pérdidas. Es fácil confundir débitos y créditos, y es imprescindible saber qué documentos componen un informe financiero completo. Una tonelada de dinero en efectivo podría depender de su comprensión de los siguientes términos contables básicos:

• Contabilidad: Los métodos y procedimientos para identificar, analizar, registrar, acumular y almacenar información y datos sobre las actividades de una entidad que tiene resultados financieros y para preparar informes resumidos de estas actividades internamente para los gerentes y externamente para aquellos con derecho a recibir informes financieros sobre la entidad. Los gerentes, inversionistas y prestamistas de un negocio dependen de informes de contabilidad llamados estados financieros para tomar decisiones informadas. La contabilidad también incluye la preparación de las declaraciones de impuestos que la entidad debe presentar a las autoridades fiscales del gobierno y la facilitación de las funciones operativas diarias.
• Balance de situación: Este estado financiero resume los activos, pasivos y el patrimonio neto de un negocio en un momento dado. Se prepara al final de cada período de beneficios (y cuando sea necesario). Los elementos principales de un balance general se denominan cuentas, como efectivo, inventario, documentos por pagar y capital social. Cada cuenta tiene una cantidad en dólares, que se llama su saldo. Pero ten cuidado: El hecho de que las cuentas tengan saldos no es la razón por la que este estado financiero se denomina balance general; más bien, el nombre se refiere a la igualdad (o balance) de los activos con el total de los pasivos y el patrimonio de los propietarios. Este estado financiero también se denomina estado de situación financiera y estado de situación financiera.
• Flujo de caja: Un término ambiguo que puede referirse a varias fuentes o usos diferentes del efectivo. Este término es a menudo la abreviatura de flujo de caja procedente de la obtención de beneficios o de actividades de explotación. Un consejo de amigo: Al usar este término, siempre aclare la fuente o el uso particular de dinero en efectivo que tiene en mente!
• Débitos y abonos: Jerga contable para las disminuciones e incrementos registrados en las cuentas según el esquema centenario basado en la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio neto, o Activo = Fuentes de activos). Un aumento en un activo es un débito, y el giro ingenioso del esquema es que una disminución en un pasivo o en el patrimonio neto de un propietario también es un débito. Por el contrario, una disminución en un activo es un crédito, y un aumento en un pasivo o en el patrimonio neto de un propietario es un crédito.

Los ingresos se registran como un crédito y los gastos se registran como débitos. En el registro de operaciones, el cargo o la suma de cargos debe ser igual al abono o a la suma de abonos. La frase «los libros están en equilibrio» significa que el total de cuentas con saldos deudores es igual al total de cuentas con saldos acreedores.

• Informes financieros: Las comunicaciones financieras periódicas de una empresa (y otros tipos de organizaciones) a quienes tienen derecho a conocer el desempeño financiero y la posición de la entidad. Los informes financieros de las empresas incluyen tres estados financieros primarios (el balance general, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo), así como notas a pie de página y otra información relevante para los propietarios de la empresa. Las empresas públicas deben presentar varios tipos de informes y formularios financieros ante la Comisión de Valores y Bolsa (SEC), que están abiertos al público. Los informes financieros de una empresa privada generalmente se envían sólo a sus propietarios y prestamistas.
• Estado financiero: Generalmente se refiere a uno de los tres informes contables principales de una empresa: el balance general, el estado de flujos de caja y el estado de resultados. A veces los estados financieros se llaman simplemente estados financieros. Los estados financieros internos y otros informes de contabilidad a los gerentes contienen considerablemente más detalles, que son necesarios para la toma de decisiones y el control.
• Activos fijos: El término abreviado para la variedad de recursos físicos de larga duración utilizados por una empresa en la realización de sus operaciones, que incluyen terrenos, edificios, maquinaria, equipo, mobiliario, herramientas y vehículos. Estos recursos se mantienen para su uso, no para la venta. Tenga en cuenta que los activos fijos son un término informal; el término más formal utilizado en un balance general es propiedad, planta y equipo.
• Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP): Las normas autorizadas y los métodos de contabilidad aprobados que deben ser utilizados por las empresas con fines de lucro y las organizaciones privadas sin fines de lucro domiciliadas en los Estados Unidos para medir y reportar sus ingresos y gastos; para presentar sus activos, pasivos y capital de los propietarios; y para reportar sus flujos de efectivo en sus estados financieros. Los PCGA no son una camisa de fuerza; estas normas oficiales son lo suficientemente flexibles como para permitir interpretaciones alternativas.
• Cuenta de resultados: Este balance resume los ingresos (y otros ingresos) y gastos (y pérdidas) de un período e informa sobre una o más líneas de beneficios diferentes. Asimismo, cualquier ganancia o pérdida inusual se reporta por separado en este estado financiero. El estado de resultados es uno de los tres estados financieros primarios de una empresa incluido en su informe financiero y también se denomina estado de resultados, estado de operaciones o títulos similares.
• Ganancias: Un término muy general que se utiliza con diferentes significados. Puede significar ganancias menos pérdidas u otros tipos de aumentos menos disminuciones. En los negocios, el término significa ingresos por ventas (y otras fuentes de ingresos) menos gastos (y pérdidas) durante un período de tiempo, como un año. En un estado de resultados, el término preferido para el beneficio final o el resultado final es el ingreso neto. En el caso de las empresas públicas, los ingresos netos se calculan sobre la base de las acciones, lo que se denomina ganancias por acción.