Un formulario de carta para dar la bienvenida a los nuevos miembros de la comunidad en línea

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Por Deborah Ng

Como administrador de la comunidad en línea, encontrará que las cartas de formulario son una forma conveniente de enviar mensajes a los miembros de la comunidad porque no tiene que tomarse el tiempo para escribir un correo electrónico personal para cada persona. Esa comodidad también es un problema. A todo el mundo le gusta sentirse especial, y no hay nada personal en una carta de formulario. Muchas personas ven las cartas del formulario en la bandeja de entrada y las borran automáticamente.

Aún así, si su comunidad tiene muchos miembros, no puede evitar usar cartas con formularios. Probablemente no tienes suficiente tiempo para escribir una carta personal a todos los que se unen a la comunidad, y no puedes saber lo suficiente sobre cada persona para escribir una carta personal para cada uno.

El truco es crear una carta de formulario que parezca y se sienta personal, pero que siga siendo una nota preescrita enviada a todos los que se unan. Aquí están algunas de las mejores prácticas de las cartas de formularios:

  • Usa tu nombre de pila. Evite usar el nombre y los apellidos juntos o ningún nombre en absoluto. El saludo «Dear New Member» o «Dear John Smith» es una señal segura de que un miembro está recibiendo una carta de forma impersonal. Aunque sus miembros no son tontos, y saben que van a recibir cartas de formulario, el truco es hacer que parezca que usted escribió cada carta sólo para ellos, utilizando un programa de correo electrónico, como Aweber o Contacto Constante, que extrae el primer nombre de cada página de registro para que el saludo de un nuevo miembro sea «Dear John».
  • Evite el uso de jerga. Nada apaga más a la gente que la jerga de las ventas inteligentes. No es atractivo por un par de razones: Es posible que la gente no entienda todos los términos, y es evidente que usted preferiría vender antes que conversar. La jerga es impersonal.
  • Proporcione instrucciones. Su correo electrónico de bienvenida también debe dar instrucciones a los nuevos miembros. El correo electrónico les dice qué esperar y dónde encontrar todos los artículos de interés. Si se maneja correctamente, el correo electrónico de bienvenida dirige a los nuevos miembros a donde quiera que vayan: Temas de debate de la comunidadPáginas promocionalesPreguntas frecuentesPolíticas y directricesPolíticas de marcaInformación de contactoSobre la páginaSobre ventas y descuentos
  • Incluya los datos de contacto. Los nuevos miembros de su comunidad aprecian saber que usted es un gerente accesible. Asegúrese de incluir una manera de ponerse en contacto para que los nuevos socios puedan plantear sus preguntas e inquietudes.
  • Usa una firma. Firme sus correos electrónicos, incluso si sólo va a escanear su firma o a utilizar una fuente de script. Tus miembros saben que no puedes firmar un correo electrónico con un bolígrafo, pero puedes firmarlo con una floritura y hacer que parezca más personal.

Recuerde que no está enviando spam si tiene permiso para enviar el correo electrónico. Los nuevos miembros deben haber aceptado recibir este correo electrónico cuando se registraron para formar parte de la comunidad, así que no se preocupe demasiado por el spam, pero trate de que su correo electrónico de bienvenida sea algo más que un montón de enlaces.

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